Algemene voorwaarden - workshops en speelsessies Happy Plays

Om elke workshop en speelsessie vlot, veilig en kwalitatief te laten verlopen, gelden onderstaande afspraken.

1. Inschrijving & betaling

Inschrijvingen zijn definitief. Er is geen terugbetaling mogelijk, ongeacht de reden van afwezigheid.

Om onze activiteiten kwalitatief te organiseren, houden we voor elke deelnemer een plaats vrij. Wanneer een plaats op het laatste moment vrijkomt, is het vaak niet meer mogelijk om die opnieuw in te vullen. Daarom vragen we om annulaties zo snel mogelijk door te geven en bekijken we per situatie wat mogelijk is.

2. Afwezigheid & annulatie

Kan je onverwacht niet deelnemen? Verwittig ons dan zo snel mogelijk, bij voorkeur vóór de start van de activiteit.

We begrijpen dat er soms iets onverwachts gebeurt. Daarom bekijken we graag samen wat mogelijk is.

Afhankelijk van het tijdstip van de annulatie, de beschikbare plaatsen en de omstandigheden kunnen we eventueel een alternatief aanbieden, zoals:

• deelname aan een andere sessie (indien er plaats is);
• deelname aan een gelijkaardige activiteit op een later moment (indien beschikbaar);
• of de mogelijkheid om iemand anders in jouw plaats te laten deelnemen.

Een inhaalmoment of terugbetaling kunnen we echter niet garanderen.

Omdat een gereserveerde plaats vaak niet meer opnieuw ingevuld kan worden, beoordelen we elke situatie afzonderlijk.

3. Niet-afgemelde afwezigheid 

Wanneer je niet aanwezig bent op een ingeschreven sessie zonder voorafgaande verwittiging, wordt de deelname als niet-gebruikt geregistreerd.

In dat geval:

• vervalt het recht op een inhaalmoment;
• kan de deelname niet worden overgezet naar een andere sessie;
• wordt geen terugbetaling voorzien.
  

Een niet-geannuleerde plaats blijft voor andere kinderen onbeschikbaar en kan daardoor niet meer opnieuw worden ingevuld.

4. Inhaalmomenten

Wanneer een alternatief mogelijk is, gebeurt dit steeds:

• op basis van beschikbaarheid;
• binnen maximaal één jaar na de oorspronkelijke boeking;
• en uitsluitend voor terugkerende speelsessies of workshops die opnieuw georganiseerd worden in een gelijkaardige vorm.

Voor eenmalige activiteiten, evenementen of externe samenwerkingen kunnen we geen inhaalmoment voorzien.

5. Startuur, aankomst & toegang

Het vermelde startuur is het effectieve begin van de activiteit. We vragen om tijdig aanwezig te zijn zodat de sessie rustig kan starten.

Vroeger aankomen betekent niet dat de activiteit al kan starten. De materialen worden pas gebruikt bij aanvang van de sessie.

Happy Plays voorziet geen opvang vóór de start van de activiteit.

Bij aankomst vragen we om je steeds eerst aan te melden voordat je de ruimte betreedt.

6. Workshops tijdens openingsuren

Wanneer een workshop start op het openingsuur van de winkel, wordt de deur geopend vlak vóór aanvang van de activiteit.

Vroeger toegang vragen is niet mogelijk om de voorbereiding en opstart kwaliteitsvol te kunnen laten verlopen.

7. Begeleiding bij ouder-kind activiteiten

Bij ouder-kind sessies blijft minstens één en maximaal twee begeleiders per kind aanwezig.

Extra begeleiders kunnen niet deelnemen aan de activiteit.

8. Verantwoordelijkheid & materiaal

Ouders of begeleiders blijven verantwoordelijk voor hun kind(eren) tijdens de activiteit.

We vragen om respectvol om te gaan met het materiaal en de ruimte.

Bij opzettelijke schade kan een vergoeding worden aangerekend.

9. Te laat aankomen

Bij laattijdige aankomst kan je nog aansluiten bij de groep, maar het is mogelijk dat een deel van de uitleg of activiteit gemist wordt.

10. Communicatie

Je kan ons bereiken via e-mail op steffi@happyplays.be.
Telefonisch kan je ons bereiken op 0498 35 05 17, op weekdagen tussen 9u en 17u.
We vragen om enkel binnen deze uren te bellen en geen sms of WhatsApp te gebruiken, zodat alles vlot en overzichtelijk opgevolgd kan worden.
Buiten deze momenten worden zakelijke berichten en oproepen niet beantwoord.

Slotbepaling

Deze afspraken zijn opgesteld om de kwaliteit van de activiteiten, de planning en het welzijn van alle deelnemers te garanderen.

Door in te schrijven ga je akkoord met deze voorwaarden.